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网络申报系统

1985年，艺术理事会开始使用计算机工作，出现了项目电子记录，但受网络发展影响，直至2000年前，艺术家和艺术机构全部要通过邮寄的方式递送申报项目纸质材料。2000年引进了在线申报系统，但在申报期结束后，至少需要3名工作人员用5周时间，完成分拣、整理纸质申报材料等基础工作，然后再将基本信息逐一录入计算机。随着互联网普及，2009年取消了提交纸质申报材料，全部实现在线提交，申报主体通过网站注册账号，按照提示填写申报表，音频、视频或图片等辅助材料在线上传到YouTube、Soundcloud等共享音、视频网站或云平台，并将相关链接网址填在申报表上，大大减轻了申报数据库的存储压力。申报完成后，只需要1名工作人员3天就可以审核并确认1300多个申报项目。

澳大利亚艺术理事会的网络申报系统

 

在线工作系统

现在，澳大利亚艺术理事会日常工作使用的主要是资助项目管理系统（GMS）、RM8系统和内部办公系统。

GMS是指Grants Management System（资助项目管理系统）。当申报主体在线提交申报项目后，经工作人员核查确认，申报项目信息会转入GMS，之后围绕项目分组、抽取专家、评审打分、统计结果、发布结果通知、签约、资助款拨付通知、提交结项材料等全部管理工作流程，都在该系统内完成。除了艺术理事会工作人员外，申报主体、评审专家等外部人员无权访问，且内部各部门、各管理层级人员的操作权限不同。

GMS是处理正在进行中项目的信息，RM8系统是接收已经完成项目的历史信息。获得资助且已结项的项目信息，会在RM8系统永久保存；成功申报但未获得资助的项目信息，3个月后自动清除；提交后未通过审核确认申报失败的项目信息，1个月后自动清除。RM8系统的重要作用之一是避免出现重复申报项目，将自动清除信息的时间期限设定在下一轮在线申报结束前，保证了没有获得资助的申报主体，可以不断改进申报项目争取下一次的资助。

内部办公系统主要用于工作沟通、日程安排和文件共享。每个团队有独立页面，团队成员可随时更新共享文档和工作日历，系统会自动显示更新时间和用户姓名，最大程度上实现了痕迹管理的自动化。

澳大利亚艺术理事会的GMS系统

澳大利亚艺术理事会的内部办公系统

 

对比和借鉴

在2013年底，国家艺术基金经国务院批准成立，是旨在繁荣艺术创作、打造和推广原创精品力作、培养艺术创作人才、推进国家艺术事业健康发展的公益性基金，也是第一个在国家层面上对艺术创作、艺术活动给予资助扶持的艺术基金。与澳大利亚艺术理事会相比，我国的国家艺术基金只运行了四年多，仍处于初创阶段。当前，艺术基金设立的一般资助项目包括面向机构申报的舞台艺术创作项目、传播交流推广项目和艺术人才培养项目，以及面向个人申报的青年艺术创作人才项目。类比澳大利亚艺术理事会的资助结构和项目类型，我们可以继续丰富申报指南的内涵及外延，力争资助范围到边到界，资助结构和方式更加科学合理。

与澳大利亚艺术理事会一年开展三轮项目申报评审的工作周期不同，国家艺术基金每个年度只组织一次项目申报和评审工作。自2014年正式运行以来，国家艺术基金管理中心不断调整工作节奏，四年时间完成了五年的工作任务，顺利实现了“十二五”时期的工作目标。并从2018年起，实现资助项目申报评审、实施监督和结项验收的“标准时间”节奏，即在2018年内完成2019年度申报项目的评审和立项签约工作，资助项目在2019年1月1日可以开展实施。

国家艺术基金同样是依靠专家进行项目评审，现有专家库近7000人。自成立以来，艺术基金始终坚持“大比例使用专家”，每年平均会有一千多位初评专家和三百多位复评专家参与评审工作。由于申报项目数量多，评审周期也相对较长，全部评审工作前后要持续三个月左右的时间。通过此次交流学习，我发现澳大利亚艺术理事会善于利用信息系统管理申报项目和组织评审工作，而且工作人员事先详细掌握申报项目情况，为专家评审提供了有效支持，这方面我们还需要进一步加强完善。

总之，此次在澳大利亚艺术理事会的交流学习经历，不仅让我收获了国外同类艺术基金的项目资助管理经验，同时，有机会从客观角度重新审视国家艺术基金的“基金制管理、项目化运作”。下一步，我将尽可能把学到的经验融入到实际工作中，不断提升资助项目申报评审工作的科学化、规范化和专业化水平，为国家艺术基金的事业发展做出更多贡献。