直切痛点的组织架构调整

荷兰国立的藏品管理系统架构和数据的高质量，得益于该馆管理层对藏品信息化建设工作重要性富有远见的深刻认识和高度重视，其重视程度最为直观的反映即是2003年以来馆内进行的数次较大的局部组织架构调整，扫除了一些横亘在信息化、数字化建设道路上的障碍，打造出了一支能够专业、高效推进数字化工作流程的队伍。其中最为关键的两个调整，是10年闭馆改造期间打造的藏品出入库管理团队（Beheer & Behoud），及2015年筹建、2016年建立的全新的研究服务部（Research Services）。

图十 荷兰国立博物馆组织架构图，出入库管理团队隶属于藏品管理及展览部

 

2003年荷兰国立闭馆改造之初，其藏品出入库管理工作及布展工作均由相应的研究策展（curatorial）部门来承担，这也是包括中国故宫博物院在内的很多文博机构中常见的工作职责分配。然而，这些部门仍需承担藏品研究、展览策划等多项职责，研究人员觉得负担过重，无法专注的同时，由于需要协调繁忙的研究人员的时间，藏品出入库、布展工作的执行效率均受到较大影响。

为了解决这一问题，提高工作效率，该馆将原来分布在各研究策展部门的策展助理集中起来并进行扩充，在藏品管理及展览部下成立了藏品出入库管理团队，负责藏品日常出入库及在藏品管理系统中的相关记录、展览物流、在展展品的日常维护等工作。而对于数字化、展览等部门而言，提用藏品进行数据采集、科学研究、布展等无须再经过研究人员。以藏品数字影像采集流程为例，采集需求在Beeldbank工作流程中生成后，由图片服务负责人协调相应的库房管理人员及摄影师的日程后，专职的出入库管理团队人员按照约定时间及工作单提取藏品送往摄影室，如非结构过于复杂或材质易损的藏品，一般情况下研究人员无须再参与流程，大大提高了采集效率。

图十一 研究服务部组织架构（2018年2月起至今）

 

而2016年研究服务部的成立则是为了解决此前藏品相关的信息和数据分散在不同部门，无法统一管理的问题。此前，藏品信息系统由藏品管理部负责建设和维护，图书馆（Research Library）是与藏品管理部平级的独立存在，阅览室则隶属于版画部（Rijksprenten-kabinet），新成立的研究服务部负责管理所有与荷兰国立藏品相关的信息和数据，具体说来，该部门负责“收集、登记、存档所有与该馆藏品相关的著录、存档数据、藏品数据、（技术）保护和修复数据、及藏品来源数据，并开放这些数据的使用，助力基于藏品的跨学科研究” 。

从上述职责定位可以看出，荷兰国立对藏品数据的管理策略是非常具有前瞻性的，对于藏品信息和数据的整合不仅限于藏品管理系统现有的数据，图书馆与藏品相关的著录文献数据、修复部门针对藏品所做的各种科学实验的数据等，均要与藏品本身进行关联并统一管理，目前藏品信息技术团队下的新设置的数据经理一职，所面临最主要的挑战便是科学研究数据入库并开放使用的问题。这个新部门主管的人选本身也反映了管理层对藏品数据管理及开放的愿景——来自鲁汶大学图书馆的萨斯科亚·切尔琴斯（Saskia Scheltjens）提到，总馆长在任命她的时候提出的要求是“按照大学图书馆的信息服务模式来管理国立的研究服务部”。在她看来，无论是实体书籍还是数据均不过是不同的信息载体而已，未来对荷兰国立藏品信息的使用体验，应该是在“同一流程中无缝查询及使用数字与传统形式所承载的信息（the seamless use of analog and digital in a single workflow）”。她对于博物馆信息服务的认识，可说是非常透彻且超前的。