收藏协议

奥克兰美术馆与藏品相关的协议，有赠与协议、遗赠协议、长期租用协议、藏品短期外借协议、著作权协定合同。其中,赠与协议（Deed of gift）是个人或机构向奥克兰美术馆无偿赠送作品的合同。长期租用协议(Long-term loan agreement)，是作品所有人与奥克兰美术馆签订的具体作品租用协议。遗产捐赠协议（Deed of Promised Bequest），是遗产捐赠人同意向奥克兰美术馆捐赠个人藏品的协议，捐赠人逝世后，奥克兰美术馆拥有对上述遗赠作品的所有权，不受任何作为抵押或第三方的限制。

作品交接和藏品登记

作品到馆后，由策展人将作品提交给典藏部的修复人员，例如雕塑修复、油画修复、纸质作品修复。典藏部藏品登记人员将依据策展人的收藏提案中的作品信息制作拟收藏作品清单，内容包括艺术家、作品名称、材质、接收人，并进行拍照、作品检测、撰写作品状态报告。作品完成收藏手续后，典藏部登记人员登记并编录作品信息。此时，典藏部工作人员将提交预修复和修复方案。作品修复完成后，对修复作品进行拍照，并存档修复后的作品最新状态。然后将作品放入藏品库房，并记录藏品的位置号码及存放地点，便于藏品的长久保存和利用。

 

一套值得信赖的藏品管理系统是美术博物馆必不可少的办公系统。奥克兰美术馆使用的藏品管理系统叫The Vernon Collection Management System(CMS)，简称Vernon，在中国国内没有美术博物馆使用该系统。负责作品收藏和展览策划的策展人，以及典藏部（内含修复人员、藏品登记人员）的工作人员可以查阅藏品系统。藏品的所有相关信息由策展人提供，藏品信息管理系统的录入工作由藏品登记人员专门管理，其他人员不能做修改，只有只读模式。使用一套可以让馆内业务部门充分使用和了解藏品的管理系统是非常重要的。这将有效地避免在展览策划或是藏品收藏计划制定过程中，因为信息的不对称、不了解藏品情况，而不能很好地开展工作。

版权许可

馆藏作品相关版权的取得，是美术博物馆进行社会推广和商业探索的重要基础。奥克兰美术馆在收藏过程中会与艺术家签订版权授权许可。奥克兰美术馆需要艺术家许可下列授权：藏品信息、官方网站及附属网站、社交媒体网站、用于教育和推广的出版物、印刷品、美术馆策划展览画册图录。

藏品评估与保险

中国的大部分公立美术博物馆还没有为存在库房中的馆藏作品进行投保的管理经验，大多是在藏品发生空间移动（例如展览）时，才会对馆藏作品进行估价并投保。奥克兰美术馆的藏品实行每三年重新估计藏品价格的程序。此项重估程序自1999年开始，通过不断重新估价并购买保险，从而降低管理风险。奥克兰美术馆将作品分成三个档次，使得估价工作可以滚动起来，每一年评估一个档次的作品。此项估价工作由策展人或馆外专家完成，并由典藏部工作人员具体登记录入最新价格，并提交重估报告。

 

其中，大约2/3的藏品处于低于9999纽币的段位，大约为13300件作品。此部分作品的评估工作由策展人完成。依据作品的类别和时间，被归入25个类型。将此部分作品进行归类，便于策展人整体的估计，一是节省时间，一是避免单件审核带来的评估不准确问题。作品类别包括版画、素描、摄影、雕塑、装置、视听艺术，又根据地域和时间将每个类别分成细小的类型，例如，摄影一类，分成了国际摄影和新西兰摄影，其中新西兰摄影又分成1900年以前、1900—1940、1941—1975、1976—2015。这样划分的好处与艺术史研究无关，只是时代相邻近的作品，便整体估价。雕塑、装置、视听艺术作品分别进行重估，要充分考虑作品的材质特性和损耗情况。策展人重新评估作品的方法如下：从25个类型分项中，随机挑选出25件作品，审核作品的价格，并将审定的价格汇总，取中间价格，以此决定这一个分类型中作品的估值。对于国际作品的重估，策展人依据下列方法：1查阅艺术家近十年来作品的售价，充分利用Artprice、Christies、Sotheby的拍卖纪录。2查阅该艺术家的其他馆藏作品价格情况。3考虑作品的版数和版号。4考虑作品的状况。5参考艺术家专馆、或是有该艺术家大量收藏的美术馆的定价情况。6如果需要，可以参考同一时期同一国家或团体中其他艺术家作品价格。策展人在重新评估新西兰艺术作品时使用的方法如下：1参考新西兰本国的拍卖市场价格。2如果需要，查阅历年来新西兰拍卖的历史记录。3这里所说的拍卖价格是没有上税和缴费前的价格。4策展人还是需要将该类型作品全部浏览一遍，避免出现任何作品的价格明显不合理的情况。按照估价平均估值，如果一件作品的最新估价超过原来定价的20%，应该适当降低。5最新的估价将录入Vernon系统。

第二个段位的作品价格在10000纽币至99999纽币之间，接近1/6的藏品在这个区间，约2900件作品。这一部分的评估工作由策展人逐项分析完成。拟定的估价将聘请馆外拍卖专家进行审议和评估。

最后是作品价值超过100000纽币的馆藏作品，有3.3%的藏品属于该区间，大约有530件作品。这部分作品被分成新西兰艺术和国际艺术两个部分。其中新西兰艺术作品的评估工作由馆外的国内艺术品评估机构（Auckland art valuation）进行，国际艺术作品交由伦敦克里斯汀和苏富比拍卖行进行评估。每一件作品在评估之前，要提供详细的报告说明，评估专员将依据作品报告，到美术馆库房抽验作品状况，并提供最终的评估报告。这份报告将由馆内策展人复核。